Informatica: la rotazione nel gestionale

Tra gli elementi che concorrono a definire la qualità di un software gestionale specifico per il garden center è bene ricordare gli output, ovvero l’estrazione dei dati, necessari ai responsabili del controllo di gestione per definire o rimodulare le strategie nei confronti delle forze competitive che vengono a contatto con l’azienda come i clienti, i fornitori e così via.
Uno degli obiettivi fondamentali di un garden center è il controllo degli stock al fine di attuare le migliori modalità di acquisizione dei prodotti, grazie alle quali raggiungere l’ampiezza e la profondità di gamma ottimali dei prodotti offerti alla propria clientela. La gestione delle scorte, infatti, ha il compito essenziale di bilanciare due esigenze tra loro opposte: evitare interruzioni nel processo di vendita e rendere minimi i costi di magazzino.
Per quanto riguarda il primo punto è quasi inutile dire che un responsabile degli acquisti deve sempre provvedere a rendere disponibile l’offerta merceologica, evitando rotture degli stock, una delle cause di insoddisfazione del cliente. In un ambito competitivo così aggressivo come quello della distribuzione specializzata, aver terminato un prodotto appartenente alla propria gamma può avere un effetto negativo sul grado di soddisfazione del cliente.
Il mantenimento dei livelli ottimali di stock si scontra con un’altra esigenza fondamentale del punto vendita: la riduzione di costi. Si sa, un’esposizione merceologica ben fornita e un magazzino con stock ottimali richiedono un impegno economico non indifferente. In primo luogo bisogna immobilizzare del capitale per essere sempre pronti a soddisfare le richieste dei clienti, con conseguenti costi per interesse sul capitale investito nelle scorte. Inoltre si vengono a generare un insieme di costi che riguardano i premi di assicurazione contro incendi e furti, spese per i locali dove ci sono gli stock(affitto, luce, riscaldamento, ecc.), costi per perdite, furti, costi per il personale addetto, per l’amministrazione e così via.

La rotazione del magazzino

A questo punto il responsabile del punto vendita deve porsi degli interrogativi ben precisi, e trovare le risposte, riguardo ai costi generati dal mantenimento dei livelli di stock ottimale, studiando gli indici di rotazione del magazzino. Quante volte è stato sostituito lo stock dei terricci della tal marca nell’arco dell’anno, trimestre, ecc.? Qual è l’utile netto generato da un reparto, settore, famiglia o livello? Ogni quanti giorni ruota uno stock?
Partiamo con le definizioni.
L’indice di rotazione esprime il numero di volte che, in media, la scorta considerata è stata sostituita nel periodo in esame. Questo indice può essere calcolato sia a quantità sia a valore.
Esistono due formule per il calcolo dell’indice di rotazione, ma nel nostro caso ci occuperemo di quella che prevede al numeratore il valore delle vendite nette, in quanto ha un significato soprattutto finanziario.
Calcolato a quantità, l’indice si ottiene dividendo le quantità uscite (vendute) nel periodo per la consistenza della scorta media nello stesso periodo (stockmedio). Nel caso del calcolo a valore, l’indice è espresso dal quoziente risultante dal valore delle uscite (vendite) del periodo per il valore della scorta media nello stesso periodo. A questo punto entra in gioco il software gestionale che, avendo a disposizione i dati sugli acquisti e sulle vendite, è in grado di costruire dei report specifici che mettano a disposizione in modo sintetico gli indicatori di interesse. L’indice di rotazione permette di tenere sotto controllo il livello delle scorte e i costi di conservazione delle stesse, mentre, per quanto attiene all’esigenza di evitare interruzioni dei processi di vendita, è necessario attivare delle funzioni di controllo della scorta minima e massima.
Vediamo nel dettaglio cosa si può ottenere da un software gestionale specifico per il punto vendita.

Capacità di sintesi e coerenza dei dati

Le caratteristiche essenziali del gestionale nel presentare i dati sono principalmente due: capacità di presentare i dati in modo sintetico e presentare un corpo di dati coerente.
É ormai scontato che leggere listati con mole di dati “sparpagliati” sulla pagina confonde solo le idee. Per cui proviamo ad analizzare la presentazione degli output provenienti da un software gestionale specifico. Prendiamo, per esempio, la situazione del reparto serra calda di un ipotetico garden center. Innanzitutto si deve poter richiamare una maschera per l’elaborazione dei dati che presenti diverse sezioni che si riferiscono al livello di dettaglio che si vuole ottenere. Pertanto è necessario avere una situazione per reparto, una per settore, una per famiglia, una per livello e infine una dettagliata per articolo.
All’interno di queste sezioni è possibile visualizzare i seguenti dati: stock iniziale, acquisti, vendite, stock finale, rotazione fisica, rotazione finanziaria e marginalità lorda a valore e in percentuale. Altra funzione specifica è data dall’aver a disposizione la tabella riportante le causali di scarico con le quali vengono movimentate le referenze all’interno del gestionale, in modo tale da scegliere, per esempio, se il calcolo delle uscite si deve riferire alla movimentazione dei corrispettivi di cassa o anche delle fatture emesse. A questo punto l’utente può eseguire una serie di operazioni su questo report di dati. Innanzitutto i dati visualizzati, una volta impostato il periodo di tempo fra due date, possono essere raccolti e raggruppati secondo le esigenze del cliente con un semplice trascinamento del mouse, salvando il layout della visualizzazione con un nome a piacere in modo tale da poterlo ritrovare in un secondo momento con facilità. Per esempio volendo creare una visualizzazione della rotazione fisica e finanzia- ria per reparto è sufficiente “eliminare” le colonne dell’acquisto, della vendita e della marginalità ottenendo una nuova esposizione dei dati. Inoltre è possibile imputare dei dati riguardanti i giorni di pagamento medi ai fornitori, la percentuale di interessi passivi, intesi come costo del capitale immobilizzato nel magazzino, e i costi fissi relativi a quel determinato reparto. Il risultato finale è una stampa che presenta una serie di informazioni veramente rilevanti, presentate in maniera sintetica. Infatti, oltre alla situazione di magazzino con riferimento allo stock medio, si potranno trovare i dati relativi al numero di giorni medi di permanenza dello stock, l’esposizione finanziaria annua sotto forma di numero di giorni, e il costo del capitale impiegato nelle scorte dato dall’interesse dovuto per l’impiego in questa attività piuttosto che in una alternativa. Infine il responsabile del controllo di gestione, inserendo i costi fissi generati dal reparto (personale, illuminazione, manutenzione, ecc.), otterrà la redditività realmente prodotta dal reparto in questione. I dati proposti potrebbero venire ulteriormente elaborati, pertanto la procedura software offre la possibilità anche di esportare gli stessi in excel, in formato testo e in html. L’analisi viene infine supportata anche da un grafico che esprime sotto forma di immagine i dati espressi precedentemente in forma numerica. Per quanto riguarda la coerenza dei dati è tanto importante che il software si basi su database performanti quanto che la creazione dell’anagrafica aziendale e l’inserimento dei dati sia corretta sin dall’inizio.
Tre requisiti sono di fondamentale importanza:

• rispettare l’inserimento dei dati di acquisto con gli esatti codici delle referenze;


• rispettare l’inserimento dei dati di vendita con gli esatti codici delle referenze;


• eseguire l’inventario.

A prima vista possono sembrare suggerimenti banali, ma essenziali per l’ottenimento di output corretti. Uno degli errori più frequenti è la gestione delle referenze con codici errati, in quanto manca una vera e propria procedura che definisca le varie fasi di vita del prodotto da quando viene acquistato a quando viene venduto. Pertanto è vero che all’interno della procedura software i dati ci sono ma è vero anche che per ottenere dei report realistici sull’andamento del punto vendita, come nel nostro caso degli stock, è indispensabile dare degli input che rispecchino con coerenza l’attività quotidiana.